Zentralinstitut für Kunstgeschichte in München: Inventarbücher der Photothek 1947-1999
Die mit dem Zentralinstitut für Kunstgeschichte 1947 gegründete Photothek wurde und wird vorwiegend durch den Kauf von Bildmaterial und der Übernahme von Schenkungen aufgebaut. Dadurch sind teils wesentlich ältere Aufnahmen enthalten. Nach der im Jahr 1949 erfolgten Auflösung des von der US-amerikanischen Militärregierung eingerichteten Central Collecting Point zur Identifizierung und Rückführung translozierter und geraubter Kunstwerke ging auch die dort erstellte fotografische Dokumentation ein. Spätere Sammlungsschwerpunkte der grundsätzlich auf die Abdeckung der gesamten europäischen Kunstgeschichte bis zur Moderne angelegten Sammlung waren die Architekturgeschichte, spätmittelalterliche Tafelmalerei und Buchmalerei. Von 1961-1975 wurde im Rahmen eines von der Fritz-Thyssen-Stiftung geförderten Projekts systematisch Material für ein „Bildarchiv der deutschen Kunst“ erworben, das separat inventarisiert wurde.
Beim Bestandsaufbau wurde von Beginn an eine laufende Zugangs- bzw. Inventarnummer vergeben, die auch auf den Foto-Objekten (in der Regel auf Karton aufgezogene Abzüge) vermerkt ist. Die ersten Inventarbände sind handschriftlich unter Verwendung gedruckter Rechnungsbücher geführt. Ab Mai 1949 wurden die Daten in der Art von Karteikarten (ca. A7) auf DIN A4-Papier maschinenschriftlich aufgebracht und die Blätter in die Bücher eingeklebt. Ab März 1955 wurden die A4-Blätter in Büroordner abgelegt. In dieser Form wurden auch die Zugänge zum genannten „Bildarchiv der deutschen Kunst“ geführt. Die Daten geben in der Regel Auskunft über Titel, Zuschreibung, Datierung und Standort des abgebildeten Bau- bzw. Kunstwerks sowie über die Autorschaft der Fotografie. Die Erwerbungsumstände der Fotografien wurden teils in zusätzlichen Notizen, teils in separat handschriftlich geführten Büchern festgehalten.
Ab 2000 wurden Zugänge ausschließlich digital erfasst. Seit 2024 werden die papierbasierten Inventare mit KI-unterstützter OCR ausgelesen und für den Aufbau eines digitalen Katalogs verwendet.