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https://digi.ub.uni-heidelberg.de/diglit/adn_h42/0093
Kleiner Ratgeber zur Archivierung digitaler Daten
89
Komplexe Aufgaben benötigen eine sorgfältige Vor-
bereitung und Planung. Folgende Punkte spielen da-
bei eine wichtige Rolle:
- die Verantwortlichkeit für das digitale Archiv muss
festgelegt werden,
- es müssen finanzielle und personelle Ressourcen
zugewiesen werden,
- es muss formell bestimmt und beschrieben werden,
was archiviert werden soll,
- der technische Rahmen mit Erhaltungsmethoden,
Datenformaten usw. muss abgesteckt werden,
- es sind Abläufe und Termine zu organisieren und
- die Ergebnisse sind einem Qualitätsmanagement zu
unterziehen.
Abseits der großen Archive, die Archivierung als Kern-
aufgabe betreiben und damit auch der Archivierung
digitaler Daten schon erhebliche Aufmerksamkeit
widmen, gibt es eine ganze Anzahl von Institutionen,
die aus unterschiedlichen Gründen ihre digitalen Un-
terlagen und Dokumente selbst archivieren wollen
oder müssen. Typisch dafür sind Museen oder Fach-
ämter, deren Dokumentation zunehmend digital er-
folgt. Hier werden unwiederbringliche Informationen
erarbeitet, die zweifellos archiviert werden müssen,
nur kommt eine Auslagerung in ein „großes" Archiv
in der Regel nicht in Frage, weil der Informations-
bestand „lebendig" ist, sich also in steter Bearbeitung
und Benutzung befindet.
Für solche kleineren Archive sind Archivierungslösun-
gen erforderlich, die als kleine Bausteine und mög-
lichst ohne große Kosten in die tägliche Arbeit einbe-
zogen werden können. Solche Bausteine lassen sich
an bestimmten Stellen aus den „großen" Konzepten
und Pilotprojekten isolieren. Diese Bausteine ermögli-
chen es, den Weg zur Archivierung digitaler Daten
„Schritt für Schritt" zu gehen.
Ein entscheidender Schritt ist es, die zu verwenden-
de^) Archivierungsmethode(n) festzulegen. Diese
Entscheidung trifft man anhand der Eigenschaften
und Funktionen der zu archivierenden Daten. Im An-
schluss sind die wesentlichen Parameter dieser Me-
thode^) einzugrenzen, also zum Beispiel die Daten-
formate für die Migrationsmethode. Damit ergeben
sich die wesentlichen Trittsteine für die weitere Arbeit.
In vielen Fällen wird man damit ein gutes Stück vor-
wärts kommen, ohne gleich ganz großen Aufwand
betreiben zu müssen. Man kann zum Beispiel dafür
sorgen, dass schon bei der Datenerzeugung bezie-
hungsweise Digitalisierung archivierungstaugliche
Formate benutzt werden. Zumindest wächst damit
die Menge der problematischen Daten erst einmal
nicht mehr (so stark) an. Vermutlich wird aber auf
Dauer nur eine umfassende Strategie für die Archi-
vierung erfolgreich sein. Es bleibt zu hoffen, dass die
erforderlichen Bausteine demnächst zu akzeptablen
Preisen verfügbar sind.
Seit November 2011 liegt die DIN 31645 „Information
und Dokumentation - Leitfaden zur Informations-
übernahme in digitale Langzeitarchive" vor. Sie gibt
„organisatorische Leitlinien für die Übernahme von
Informationen aus einem Informationssystem in ein
Langzeitarchiv unter Wahrung der Datenintegrität
und Authentizität" und ist damit eine wichtige Pla-
nungshilfe für die Übernahme von Informationen in
ein Digitalarchiv. „Die Informationsübernahme in ein
digitales Langzeitarchiv ist nicht nur ein rein techni-
scher Transfer zwischen zwei Systemen, sondern ein
Prozess mit vielen organisatorischen Anforderungen,
an dessen Ende die Übernahme der Verantwortung
durch das digitale Langzeitarchiv steht.
... Ein Langzeitarchiv ist dabei nicht nur ein techni-
sches System, sondern auch eine organisatorische
Einheit oder Institution. Ein digitales Langzeitarchiv
kann Bestandteil einer größeren Einrichtung sein, die
auch analoge Bestände archiviert. Die Zusammenhän-
ge zwischen digitalen und analogen Beständen soll-
ten gewahrt und bei der Nutzung entsprechend dar-
gestellt werden." (DIN 31645, S. 6).
Auch „The National Archives" verweist auf betriebli-
che Anforderungen (TNA2, Abschnitt 2):
„Um geeignete Strategien für die langzeitliche Vor-
haltung ihrer elektronischen Dokumente entwickeln
und umsetzen zu können, müssen die entsprechen-
den Einrichtungen zunächst einen betrieblichen
Orientierungsrahmen erarbeiten, der die geschäftli-
chen Erfordernisse definiert, die jede Gruppe der vor-
gehaltenen Dokumente zu erfüllen hat. ... Die Doku-
mentenmanagementstrategie muss Handlungsweisen
festschreiben ... .Sie hat den Geschäftszweck und die
technischen Anforderungen zu erläutern und zu defi-
nieren, die für den Erhalt der Dokumente in einer
Form sorgen können, die diesem Zweck dient."
Für die Archivierung digitaler Daten sind vielfältige Er-
haltungsmaßnahmen erforderlich. Damit diese Maß-
nahmen die Authentizität der archivierten Informa-
tionen nicht beeinträchtigen, ist eine sorgfältige Pla-
nung erforderlich, die sich auf eine betriebliche
Dokumentenmanagementstrategie stützt. Zur Bewäl-
tigung der damit verbundenen umfangreichen orga-
nisatorischen Anforderungen sind entsprechende
betriebliche Ressourcen bereitzustellen.
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Komplexe Aufgaben benötigen eine sorgfältige Vor-
bereitung und Planung. Folgende Punkte spielen da-
bei eine wichtige Rolle:
- die Verantwortlichkeit für das digitale Archiv muss
festgelegt werden,
- es müssen finanzielle und personelle Ressourcen
zugewiesen werden,
- es muss formell bestimmt und beschrieben werden,
was archiviert werden soll,
- der technische Rahmen mit Erhaltungsmethoden,
Datenformaten usw. muss abgesteckt werden,
- es sind Abläufe und Termine zu organisieren und
- die Ergebnisse sind einem Qualitätsmanagement zu
unterziehen.
Abseits der großen Archive, die Archivierung als Kern-
aufgabe betreiben und damit auch der Archivierung
digitaler Daten schon erhebliche Aufmerksamkeit
widmen, gibt es eine ganze Anzahl von Institutionen,
die aus unterschiedlichen Gründen ihre digitalen Un-
terlagen und Dokumente selbst archivieren wollen
oder müssen. Typisch dafür sind Museen oder Fach-
ämter, deren Dokumentation zunehmend digital er-
folgt. Hier werden unwiederbringliche Informationen
erarbeitet, die zweifellos archiviert werden müssen,
nur kommt eine Auslagerung in ein „großes" Archiv
in der Regel nicht in Frage, weil der Informations-
bestand „lebendig" ist, sich also in steter Bearbeitung
und Benutzung befindet.
Für solche kleineren Archive sind Archivierungslösun-
gen erforderlich, die als kleine Bausteine und mög-
lichst ohne große Kosten in die tägliche Arbeit einbe-
zogen werden können. Solche Bausteine lassen sich
an bestimmten Stellen aus den „großen" Konzepten
und Pilotprojekten isolieren. Diese Bausteine ermögli-
chen es, den Weg zur Archivierung digitaler Daten
„Schritt für Schritt" zu gehen.
Ein entscheidender Schritt ist es, die zu verwenden-
de^) Archivierungsmethode(n) festzulegen. Diese
Entscheidung trifft man anhand der Eigenschaften
und Funktionen der zu archivierenden Daten. Im An-
schluss sind die wesentlichen Parameter dieser Me-
thode^) einzugrenzen, also zum Beispiel die Daten-
formate für die Migrationsmethode. Damit ergeben
sich die wesentlichen Trittsteine für die weitere Arbeit.
In vielen Fällen wird man damit ein gutes Stück vor-
wärts kommen, ohne gleich ganz großen Aufwand
betreiben zu müssen. Man kann zum Beispiel dafür
sorgen, dass schon bei der Datenerzeugung bezie-
hungsweise Digitalisierung archivierungstaugliche
Formate benutzt werden. Zumindest wächst damit
die Menge der problematischen Daten erst einmal
nicht mehr (so stark) an. Vermutlich wird aber auf
Dauer nur eine umfassende Strategie für die Archi-
vierung erfolgreich sein. Es bleibt zu hoffen, dass die
erforderlichen Bausteine demnächst zu akzeptablen
Preisen verfügbar sind.
Seit November 2011 liegt die DIN 31645 „Information
und Dokumentation - Leitfaden zur Informations-
übernahme in digitale Langzeitarchive" vor. Sie gibt
„organisatorische Leitlinien für die Übernahme von
Informationen aus einem Informationssystem in ein
Langzeitarchiv unter Wahrung der Datenintegrität
und Authentizität" und ist damit eine wichtige Pla-
nungshilfe für die Übernahme von Informationen in
ein Digitalarchiv. „Die Informationsübernahme in ein
digitales Langzeitarchiv ist nicht nur ein rein techni-
scher Transfer zwischen zwei Systemen, sondern ein
Prozess mit vielen organisatorischen Anforderungen,
an dessen Ende die Übernahme der Verantwortung
durch das digitale Langzeitarchiv steht.
... Ein Langzeitarchiv ist dabei nicht nur ein techni-
sches System, sondern auch eine organisatorische
Einheit oder Institution. Ein digitales Langzeitarchiv
kann Bestandteil einer größeren Einrichtung sein, die
auch analoge Bestände archiviert. Die Zusammenhän-
ge zwischen digitalen und analogen Beständen soll-
ten gewahrt und bei der Nutzung entsprechend dar-
gestellt werden." (DIN 31645, S. 6).
Auch „The National Archives" verweist auf betriebli-
che Anforderungen (TNA2, Abschnitt 2):
„Um geeignete Strategien für die langzeitliche Vor-
haltung ihrer elektronischen Dokumente entwickeln
und umsetzen zu können, müssen die entsprechen-
den Einrichtungen zunächst einen betrieblichen
Orientierungsrahmen erarbeiten, der die geschäftli-
chen Erfordernisse definiert, die jede Gruppe der vor-
gehaltenen Dokumente zu erfüllen hat. ... Die Doku-
mentenmanagementstrategie muss Handlungsweisen
festschreiben ... .Sie hat den Geschäftszweck und die
technischen Anforderungen zu erläutern und zu defi-
nieren, die für den Erhalt der Dokumente in einer
Form sorgen können, die diesem Zweck dient."
Für die Archivierung digitaler Daten sind vielfältige Er-
haltungsmaßnahmen erforderlich. Damit diese Maß-
nahmen die Authentizität der archivierten Informa-
tionen nicht beeinträchtigen, ist eine sorgfältige Pla-
nung erforderlich, die sich auf eine betriebliche
Dokumentenmanagementstrategie stützt. Zur Bewäl-
tigung der damit verbundenen umfangreichen orga-
nisatorischen Anforderungen sind entsprechende
betriebliche Ressourcen bereitzustellen.